Tietosuojaseloste
VTK KIINTEISTÖT -KONSERNIN TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖT
VTK Kiinteistöt Oy kerää liiketoimintaansa varten asiakkaistaan ja yhteistyökumppaneistaan tiettyjä henkilötietoja. VTK Kiinteistöt toimii näin ollen tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä.
Alla kuvataan ne käytännöt, joita VTK Kiinteistöt Oy noudattaa asiakkaidensa ja yhteistyökumppaneidensa henkilötietoja käsitellessään.
- Tietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteiden hoitamiseksi, sopimuksiin liittyvien tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi sekä VTK Kiinteistöt Oy:n oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä myynninedistämiseen, markkinointi- ja viestintätarkoituksessa. Ennen kuin solmimme vuokrasopimuksen yksityishenkilön kanssa, voimme tarkastaa luottotiedot.
- Käsiteltävät henkilötiedot
Keräämme ja käsittelemme muun muassa seuraavan tyyppisiä henkilötietoja:
- Yhteystietoja, kuten nimi, sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero; vuokrasopimuksen ollessa kyseessä myös henkilötunnus ja luottotiedot.
- Työtehtävään liittyviä tietoja, kuten tehtävä, titteli, vastuualue
- Tietojen alkuperä
Tarvittavat tiedot saadaan ensisijaisesti henkilöltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös viranomaislähteistä, esimerkiksi kaupparekisteristä, tai julkisista lähteistä kuten yrityksen omilta internetsivuilta. Myynti- ja markkinointitarkoituksiin yritysten yhteystietoja voidaan hankkia niitä tarjoavilta yrityksiltä.
- Tietojen luovutukset
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin. VTK Kiinteistöt Oy luovuttaa tietojasi eteenpäin, jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Jos tietojasi luovutetaan suostumukseen perustuen, voit peruttaa suostumuksesi koska tahansa.
Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa perintätoimistolle saatavan perimiseksi sekä esimerkiksi vakuutusyhtiölle tai oikeudelliselle neuvonantajalle oikeudellisen vaatimuksen esittämisen tai sellaista vastaan puolustautumisen johdosta.
- Tietojen säilytysaika
Asiakasrekistereiden sisältämät henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen ajan sekä sen päättymisen jälkeen niin pitkään kuin laki edellyttää tietojen säilyttämistä tai säilyttäminen on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.
Potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden henkilötiedot säilytetään niin kauan, kuin kyseinen henkilö tietojemme mukaan on siinä asemassa, jonka vuoksi hänet on rekisteriin kirjattu tai niin kauan, kuin ko. tietoja hyödynnetään asiakasviestinnän ja markkinoinnin tarkoituksissa.
- Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle
Tietojasi ei siirretä EU/ETA -alueen ulkopuolelle.
- Tietojen käsittelijät
Henkilötiedot ovat luottamuksellisia ja niiden käsittelyoikeus on rajattu henkilöihin, joilla on tarve päästä niihin tehtäviensä vuoksi.
- Tietojen suojaaminen
VTK Kiinteistöt Oy:n laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Paperisia asiakirjoja säilytetään lukitussa tilassa yhtiön toimitiloissa. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen.
- Jos tietosi joutuvat vääriin käsiin
On mahdollista, että suojauksesta huolimatta sinun ja perheesi tiedot voivat poikkeustapauksessa joutua vääriin käsiin. Tässä tilanteessa VTK Kiinteistöt Oy ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Lisäksi VTK Kiinteistöt Oy ilmoittaa tietojen vuotamisesta välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojesi vuotaminen voi aiheuttaa merkittävää haittaa oikeuksillesi. Ilmoitamme tietojen vuotamisesta niille, joita tiedot ovat vuotaneet. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi sinulta välittömiä toimenpiteitä, tietojen vuotamisesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.
- Tietosuojalainsäädännön rikkomukset
Jos epäilet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voit saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.
- Rekisteröidyn oikeudet
Jos keräämme tai käsittelemme sinusta kerättyjä henkilötietoja, sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet:
• voit peruuttaa antamasi suostumuksen koska tahansa, jos henkilötietojasi on käsitelty suostumuksesi perusteella,
• voit pyytää rekisterinpitäjältä vahvistuksen siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä sinua koskevia henkilötietoja vai ei,
• voit pyytää pääsyn sinua koskeviin henkilötietoihin ja saada niistä jäljennöksen,
• voit pyytää henkilötietojesi oikaisemista tai poistamista,
• voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai pyytää sen rajoittamista,
• voit pyytää siirtämään henkilötietosi järjestelmästä toiseen.
Jos haluat käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä sähköpostitse juha.jaakola@vtkoy.fi. Huomaathan, että sähköpostin tietoturvallisuutta ei pystytä takaamaan, joten ethän lähetä henkilötietoja sähköpostilla.
- Lisätietoja
Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä, voit pyytää lisätietoja VTK Kiinteistöt Oy:n toimitusjohtaja Juha Jaakola, juha.jaakola@vtkoy.fi