Tietosuojaseloste
VTK KIINTEISTÖT -KONSERNIN TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖT (Päivitetty: 27.1.2025)
VTK Kiinteistöt -konserni, Kielotie 14 A, 01300 Vantaa
VTK Kiinteistöt Oy, emoyhtiö 0517745-4
Vivamus Kiinteistöt Oy 3372284-3 (itsenäinen rekisterinpitäjä)
Kiinteistö Oy Vantaan Peltolantie 5 0675170-2
Kiinteistö Oy Myyrinselkä 0124186-9
Kivistön Putkijäte Oy 2584472-8
Kiinteistö Oy Vantaan Jönsaksentie 4 1570742-0
VTK Kiinteistöt -konserniin kuuluva yhtiö kerää liiketoimintaansa varten asiakkaistaan ja sopimuskumppaneistaan tiettyjä henkilötietoja. Edellä luetellut VTK Kiinteistöt -konsernin yhtiöt toimivat näin ollen tietosuojalainsäädännön tarkoittamina rekisterinpitäjinä. Alla kuvataan ne käytännöt, joita VTK Kiinteistöt -konserniin kuuluva yhtiö noudattaa asiakkaidensa ja sopimuskumppaneidensa henkilötietoja käsitellessään. Työntekijöiden ja työnhakijoiden henkilötietojen käsittelystä on erillinen kuvaus.
1. Tietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteiden hoitamiseksi, sopimuksiin liittyvien tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi ja VTK Kiinteistöt -konserniin kuuluvan yhtiön oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä myynninedistämiseen sekä markkinointi- ja viestintätarkoituksessa. Ennen kuin yksityishenkilön kanssa solmitaan vuokrasopimus, saatetaan tarkastaa henkilön luottotiedot.
2. Käsiteltävät henkilötiedot
Seuraavan tyyppisiä henkilötietoja kerätään ja käsitellään:
- Yhteystietoja, kuten nimi, sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero; vuokrasopimuksen ollessa kyseessä myös henkilötunnus ja luottotiedot
- Työtehtävään liittyviä tietoja, kuten tehtävä, titteli, vastuualue
3. Tietojen alkuperä
Tarvittavat tiedot saadaan ensisijaisesti henkilöltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös viranomaislähteistä, esimerkiksi kaupparekisteristä tai julkisista lähteistä, kuten yrityksen omilta internetsivuilta. Myynti- ja markkinointitarkoituksiin yritysten yhteystietoja voidaan hankkia niitä tarjoavilta yrityksiltä.
4. Tietojen luovutukset
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin. VTK Kiinteistöt -konserniin kuuluva yhtiö luovuttaa tietoja eteenpäin, jos henkilö on antanut suostumuksen tietojen luovuttamiselle. Jos tietoja luovutetaan suostumukseen perustuen, rekisteröity voi peruttaa suostumuksensa koska tahansa. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa perintätoimistolle saatavan perimiseksi sekä esimerkiksi vakuutusyhtiölle tai oikeudelliselle neuvonantajalle oikeudellisen vaatimuksen esittämisen tai sellaista vastaan puolustautumisen johdosta. Sopimuskumppaneiden henkilötietoja (nimi, yhteystieto, kuten puhelinnumero ja/ tai sähköpostiosoite) voidaan luovuttaa myös liiketoiminnan tarkoituksiin esimerkiksi yhteistyötaholle silloin, kun sopimuksen täyttäminen sitä edellyttää (rakennusurakan lukuisat toimittajat). Luovutus perustuu aina sopimusten täytäntöönpanoon.
5. Tietojen säilytysaika
Asiakasrekistereiden sisältämät henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen ajan sekä sen päättymisen jälkeen niin pitkään kuin laki edellyttää tietojen säilyttämistä tai säilyttäminen on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi. Asiakkaiden ja muiden sopimuskumppanien yhteyshenkilöiden henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin kyseinen henkilö käytettävissä olevien tietojen mukaan on siinä asemassa, jonka vuoksi hänet on rekisteriin kirjattu tai niin kauan kuin ko. tietoja hyödynnetään asiakasviestinnän tai sopimusten toteuttamisen tarkoituksissa.
6. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
7. Tietojen käsittelijät
Henkilötiedot ovat luottamuksellisia ja niiden käsittelyoikeus on rajattu henkilöihin, joilla on tarve päästä niihin työtehtäviensä vuoksi.
8. Tietojen suojaaminen
VTK Kiinteistöt -konsernin yhtiön laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti palomuurein ja virustorjunnan keinoin sekä varmuuskopioinnilla. Paperisia asiakirjoja säilytetään lukitussa tilassa yhtiön toimitiloissa. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen.
9. Jos tietoja joutuu vääriin käsiin
On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietoja voi poikkeustapauksessa joutua vääriin käsiin. Tässä tilanteessa VTK Kiinteistöt -konserniin kuuluva yhtiö ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Lisäksi VTK Kiinteistöt -konserniin kuuluva yhtiö ilmoittaa tietojen vuotamisesta välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojen vuotaminen voi aiheuttaa merkittävää haittaa oikeuksille. Tietojen vuotamisesta ilmoitetaan niille, joiden tietoja on vuotanut. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi välittömiä toimenpiteitä, tietojen vuotamisesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.
10. Tietosuojalainsäädännön rikkomukset
Henkilö, joka epäilee, että tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Jos VTK Kiinteistöt -konsernin yhtiö käsittelee henkilötietoja, on henkilöllä, jonka henkilötietoja on käsitelty, rekisteröitynä seuraavat oikeudet:
- henkilö voi peruuttaa antamansa suostumuksen koska tahansa, jos henkilötietoja on käsitelty suostumuksen perusteella,
- henkilö voi pyytää rekisterinpitäjältä (yhtiöltä) vahvistuksen siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä henkilöä koskevia henkilötietoja vai ei,
- henkilö voi pyytää pääsyn itseään koskeviin henkilötietoihin ja saada niistä jäljennöksen,
- henkilö voi pyytää henkilötietojensa oikaisemista tai poistamista,
- henkilö voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää sen rajoittamista,
- henkilö voi pyytää siirtämään henkilötietonsa järjestelmästä toiseen.
Jos henkilö haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, hän voi ottaa yhteyttä sähköpostitse juha.jaakola(at)vtkoy.fi. Sähköpostin tietoturvallisuutta ei pystytä takaamaan, joten henkilötietoja ei tule lähettää sähköpostilla.
12. Lisätietoja
Lisätietoja antaa VTK Kiinteistöt Oy:n toimitusjohtaja Juha Jaakola.